Zeit und Projektmanagement: Zeitkiller eliminieren

Der gewünschte Ansprechpartner ist nicht erreichbarZeit, Zeitmanagement, Projektmanagement

Ein Zeit-Tipp, den ich persönlich sehr gerne anwende, betrifft das unangenehme Hinterher-Telefonieren schwer erreichbarer Personen. Es kommt ab und an vor, dass viel in meinem Kalender steht, und zu erledigende Telefonate kaum dazwischen Platz haben. Und wer hat nicht auch schon die Erfahrung gemacht, dass, nachdem man sich für einen wichtigen Anruf vorbereitet und zum Hörer gegriffen hat, dann der gewünschte Ansprechpartner leider nicht erreichbar ist. Seine Kollegin oder sein Kollege wissen oft nicht Bescheid, oder aber man muss ihr oder ihm Alles noch einmal von vorne erklären, um dann die Antwort zu erhalten, dass ohnehin nur der ursprüngliche Ansprechpartner sich der Sache annehmen kann. Und schon sind wieder 5-10 Minuten Zeit vergangen OHNE Ergebnis. Noch unangenehmer ist es, wenn überhaupt erst beim 3. Mal ein Kollege abhebt und man vorher von der Telefonzentrale nur die Antwort „der/die ist gerade nicht auf seinem Platz. Er / Sie hat die Durchwahl soundso“ zu hören bekam. Gerade bei Beamten habe ich immer und immer wieder diese und ähnliche Erfahrungen gemacht. Das kann frustrierend und sein und einem wertvolle Zeit rauben.

Wie also kann man solchen Zeitdieben vorbeugen?

Was ich in solchen Situationen gerne mache, ist das Schreiben von Emails oder Faxen mit bestimmten Textbausteinen. Damit meine ich, wenn ich beim ersten Anruf nicht das gewünschte Ergebnis erziele (wie eben beschrieben), frage ich die Dame von der Telefonzentrale nicht nach der Telefon-Durchwahl, sondern nach der Emailadresse des gewünschten Ansprechpartners, ggf. auch nach der Faxnummer. Nun habe ich eine Möglichkeit, meine Nachricht schriftlich zu formulieren und diese jetzt gleich weiterzuleiten. Mein Anliegen liegt nun auch auf dem Schreibtisch des Anderen! Was ich dabei im Laufe der Zeit gelernt habe, ist, dass manche Menschen trotzdem auf meine Email-Nachricht bzw. auf mein Fax nicht reagieren. Ich habe daher diesen Tipp weiterentwickelt, indem ich in den betreffenden Schriftverkehr folgende Zusätze einfüge:

Textbausteine einfügen

Am Anfang der Nachricht:
„Da ich Sie telefonisch nicht erreichen konnte, versuche ich es nun auf diesem Weg.“
Das teilt dem Anrufer mit, dass man bereits erfolglos versucht hat, ihn ans Telefon zu bekommen, und der Schriftverkehr nicht etwa der erste Kontaktversuch ist. Handelt es sich um einen gewissenhaften Menschen, der bemüht ist, seine Kunden (auch Bürger sind Kunden von Ämtern!) einigermaßen ordentlich zu bedienen, dann kann dieser Satz bewirken, dass er sich nun ein wenig rascher um Ihr Anliegen bemüht. Bitte beachten: vermeiden Sie hier, diesen ersten Satz vorwurfsvoll zu formulieren. Also Sätze wie „da Sie am Telefon nie erreichbar sind“ verursachen bei der betreffenden Person mitunter eine ablehnende Haltung und sind eher kontraproduktiv. Lieber nach dem Motto der „3H“: „Höfliche Hartnäckigkeit Hilft“.

Um diesen Effekt noch zu verstärken, füge ich am Ende der Nachricht noch die folgenden Worte hinzu:
„Sicher haben Sie viel zu tun. Damit wir die Angelegenheit rasch erledigen können, ersuche ich Sie um einen kurzen Rückruf unter 0123456.“
Das teilt dem Ansprechpartner mit, dass Sie erstens seine Arbeit respektieren und zweitens Ihr Anliegen nicht weiter verkomplizieren wollen, sondern er damit rechnen kann, dass dieser Schriftverkehr vom Tisch ist, sobald er Sie anruft. Ein wenig Psychologie kann manchmal viel helfen. Und die mache ich mir auch noch ein weiteres Mal zu Nutze:

Eine sanfte Frist setzen

Der Satz am Ende des Textes, mit dem ich mein Anliegen abschließe, lautet:
„Sollten Sie mich bis Freitag, den 29.5. nicht erreicht haben, werde auch ich es weiterhin bei Ihnen versuchen.“
Das setzt auf sanfte Art eine Frist, und Ihr Ansprechpartner weiß nun, dass Sie auf keinen Fall aufgeben werden, bis die Sache zu Ihrer Zufriedenheit erledigt ist. Und falls er selbst ein Wenig am eigenen Zeitmanagement interessiert ist, sieht er spätestens jetzt einen guten nächsten Schritt darin, durch einen kurzen Anruf an Sie eine Aufgabe weniger auf seinem Schreibtisch zu haben. Aber bedenken Sie: bleiben Sie immer menschlich. Es kann nämlich tatsächlich sein, dass die andere Person viel zu tun hat, beispielsweise einen ganzen Stapel langweilige Akten abarbeiten oder eine ganze Warteschlange an Menschen bedienen muss. Daher bleiben Sie höflich und bringen Sie stets auch einen Funken Verständnis mit. Man selbst ist schließlich auch nicht der Mittelpunkt der Welt.

Und falls Sie mal Jemand gar nicht weiterkommen lässt, hier noch ein Tipp zum Schluss, damit Sie sich nicht unnötig selbst ärgern: Fragen Sie sich ganz ehrlich: wie dringend oder eilig ist die Angelegenheit tatsächlich? Was kann schlimmstenfalls passieren? Das kann manchmal aufkommenden Frust zumindest etwas abmildern. Denn ein Ziel von Zeitmanagement ist auch, sich selbst in einen positiven, entspannten Zustand zu bringen, um weitere Ziele erreichen zu können.

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Welche Erfahrungen haben Sie mit schwer erreichbaren Personen gemacht? Haben Sie auch einen Tipp, den Sie uns mitteilen können? Posten Sie jetzt Ihren Kommentar!

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